Secrétariat administratif à Genève et en Valais
Nos services
Nova Gestion prend en charge le secrétariat administratif de votre entreprise à Genève et en Valais : courrier, e-mails, classement et démarches administratives, avec un interlocuteur dédié. Vous déléguez les tâches chronophages et gardez du temps pour votre cœur de métier, avec la certitude que rien n'est laissé de côté.
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Prise en charge de votre courrier à votre adresse ou à la nôtre
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Tri / scan / classement / suivi
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Traitement des emails
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Classement et archivage des documents internes à l’entreprise
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Déclarations légales
L'essentiel à retenir
- Le secrétariat administratif regroupe la gestion du courrier et des e-mails, le classement, l'archivage et les déclarations légales.
- Externaliser décharge vos équipes des tâches administratives et sécurise le suivi des échéances.
- En Suisse, les pièces et documents doivent être conservés au moins 10 ans (art. 958f CO), y compris sous forme électronique.
- Vous déléguez à la carte : tout ou partie de votre administratif, selon vos besoins.
- Nova Gestion assure votre secrétariat administratif à Genève et en Valais avec un interlocuteur dédié.
Que comprend le secrétariat administratif confié à une fiduciaire ?
Une fiduciaire prend en charge l'ensemble de vos tâches administratives courantes : réception et tri du courrier, traitement des e-mails, classement et archivage des documents, remplissage et envoi des formulaires officiels, et suivi des échéances. Vous confiez à un interlocuteur unique la partie administrative qui vous éloigne de votre métier, y compris la transmission des pièces destinées à votre comptabilité fiduciaire. Ce service s'inscrit dans notre offre plus large de gestion et administration des PME romandes.
Contrairement aux grands cabinets internationaux, une fiduciaire de proximité comme Nova Gestion adapte son intervention au rythme réel de votre entreprise, à Genève comme en Valais.
Pourquoi externaliser sa gestion administrative plutôt que d'embaucher ?
Externaliser votre administratif vous décharge des tâches chronophages sans créer de poste fixe en interne, tout en garantissant la continuité du suivi même en cas d'absence. Vous gagnez en flexibilité : vous déléguez tout ou partie des opérations et ajustez le périmètre selon votre activité. L'expertise d'une fiduciaire sécurise aussi le respect des délais légaux et administratifs.
En bref : le secrétariat administratif externalisé couvre le courrier, les e-mails, le classement, l'archivage et les démarches officielles, avec flexibilité et maîtrise des échéances.
Questions fréquentes sur le secrétariat administratif
Peut-on déléguer seulement une partie de son secrétariat administratif ?
Oui. Vous choisissez les tâches confiées — uniquement le courrier, seulement les e-mails, ou l'ensemble de la gestion administrative. Le périmètre s'ajuste à vos besoins et évolue avec votre activité.
Combien de temps faut-il conserver ses documents administratifs en Suisse ?
Au moins dix ans. L'art. 958f du Code des obligations impose de conserver les pièces comptables et la correspondance pendant dix ans ; l'archivage électronique est admis s'il reste lisible et inaltérable.
Mes documents et mes données restent-ils confidentiels ?
Oui. Vos documents sont classés, numérisés et sauvegardés dans un cadre confidentiel, avec un accès structuré réservé aux personnes autorisées.
Qui traite mon courrier officiel et mes échéances ?
Un interlocuteur dédié. Il réceptionne et trie votre courrier, traite les correspondances officielles et surveille les échéances administratives pour éviter tout retard.
○ À SAVOIR
La charge administrative est un poids reconnu pour les PME suisses : la Confédération la mesure via le baromètre de la bureaucratie du SECO, qui suit la perception de ces contraintes par les entreprises.
Déléguer le courrier, le classement et le suivi des échéances libère du temps pour votre cœur de métier, sans mobiliser un poste interne. Nova Gestion assure ce secrétariat administratif à Genève et en Valais avec un interlocuteur dédié et un cadre confidentiel.
Gestion de votre courrier et/ou mail
Prise en charge de votre courrier
Nous réceptionnons, trions et traitons votre courrier entrant, puis vous transmettons l'essentiel sous forme numérique. Vous ne manquez plus aucune échéance ni document important.
- Réception et tri du courrier
- Numérisation et transmission
- Suivi des échéances
- Traitement des courriers officiels
- Réponses et relances courantes
Traitement des e-mails
Nous assurons le suivi de votre messagerie professionnelle : tri, priorisation, réponses de premier niveau et relances. Vos échanges restent traités, même dans les périodes chargées.
- Tri et priorisation des messages
- Réponses de premier niveau
- Suivi et relances
- Transmission des demandes sensibles
- Archivage des échanges importants
Gestion administrative
Classement et archivage
Nous organisons vos documents administratifs, comptables et RH selon une structure claire et conforme aux obligations légales de conservation. Vos pièces restent retrouvables en quelques secondes.
- Organisation documentaire
- Numérisation des pièces
- Conservation légale de 10 ans (art. 958f CO)
- Sauvegarde et confidentialité
- Accès structuré à vos documents
Déclarations légales
Nous gérons votre correspondance avec les administrations et assurons le suivi de vos démarches courantes : formulaires, échéances, transmissions aux autorités. Vous restez en règle sans y consacrer votre temps.
- Correspondance avec les autorités
- Remplissage et envoi des formulaires
- Suivi des échéances administratives
- Transmission des documents légaux
- Coordination avec les assurances sociales et l'administration fiscale
Gestion de votre courrier et/ou mail
Prise en charge de votre courrier
Nous réceptionnons, trions et traitons votre courrier entrant, puis vous transmettons l'essentiel sous forme numérique. Vous ne manquez plus aucune échéance ni document important.
- Réception et tri du courrier
- Numérisation et transmission
- Suivi des échéances
- Traitement des courriers officiels
- Réponses et relances courantes
Traitement des e-mails
Nous assurons le suivi de votre messagerie professionnelle : tri, priorisation, réponses de premier niveau et relances. Vos échanges restent traités, même dans les périodes chargées.
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- Réponses de premier niveau
- Suivi et relances
- Transmission des demandes sensibles
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Classement et archivage
Nous organisons vos documents administratifs, comptables et RH selon une structure claire et conforme aux obligations légales de conservation. Vos pièces restent retrouvables en quelques secondes.
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- Conservation légale de 10 ans (art. 958f CO)
- Sauvegarde et confidentialité
- Accès structuré à vos documents
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